Заполнение путевых листов!
Транспорт используется в личных целях работниками,ГСМ не ставится в расход!
На практике почти все организации используют служебный транспорт в личных целях. По крайней мере я на это обращал внимание на многих объектах.
Как то же они все оформляют путевки. Соответственно, учитывая ваш опыт можно и так попробовать сделать.
А сейчас значит мнение то у вас поменялось))) Я согласен, что прибыли будет больше, но нам нужно такое общество, которое создаст предпосылки для экономического развития нашей страны. А с такими подходами этого не получится....
Задававший вопрос интересно, какой-то вариант для себя выбрал?
То, что нужно списывать по путевым листам не подлежит сомнению. Без этого принять расходы на ГСМ к учету просто не получится. На это прямо указывает п. 36 Инструкции, утвержденной приказом Минфина России от 16.12.2010 N 174н, письма Минфина России от 25.08.2009 N 03-03-06/2/161, от 20.02.2006 N 03-03-04/1/129, от 16.03.2006 N 03-03-04/2/77, от 20.09.2005 N 03-03-04/1/214. При этом жестких требований к его оформлению довольно мало. Нужно соблюдать перечень обязательных реквизитов для документов бухучета и перечень "специфических" реквизитов транспортных средств (Приказ Минтранса РФ от 18 сентября 2008 г. N 152 "Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов"), к которым относятся:
1)наименование и номер путевого листа;
2) сведения о сроке действия путевого листа;3) сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;
4) сведения о транспортном средстве
5) сведения о водителе.
4. Сведения о сроке действия путевого листа включают дату (число, месяц, год).
5. Сведения о собственнике (владельце) транспортного средства
6. Сведения о транспортном средстве включают:
- тип транспортного средства
- государственный регистрационный знак
- показания одометра (полные км пробега) при выезде транспортного средства из гаража (депо) и его заезде в гараж (депо);
- дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда транспортного средства с места постоянной стоянки транспортного средства и его заезда на указанную стоянку.
7. Сведения о водителе включают:
Формально тракторы и бульдозеры сложно отнести к транспортным средствам. Показания одометра также не всегда есть возможность указать – бывает, их там просто нет.
В данной ситуации, что можно посоветовать:
- Ввести в форму путевого листа дополнительные графы для фиксации времени начала и окончания работы двигателя (выполнения работ).
- Ввести колонку для определения итогового количеств часов работы.
- Самостоятельно или по паспорту технического средства утвердить норму расхода топлива в в час по каждой единице техники.
- На основании утвержденной нормы и количества часов указанных в путевом листе списывать топливо.
В качестве подстраховки можно комиссионный акт на списание топлива ежемесячно оформлять по количеству часов работы. Но на мой взгляд это лишнее.
Как обоснование подобного подхода приведу также Письмо Минфина РФ от 25.08.2009 N 03-03-06/2/161 «О применении самостоятельно разработанных бланков путевых листов»
Без заправки автомобиль несможет ездить, поэтому производственный характер поездки на лицо.
Как оформлять медосмотр при месячном путевом?
Как быть если расход топлива меняется по сезону или в связи с изменившимися условиями эксплуатации. Вот списываю я топливо по тувержденной норме 10 литров на 100 км, а тут машину начали гонятьпо грунтовой дороге по полям ифактический расход стал 13 литров на 100 км - что делать? Как обосновывать переасход?
Валя, отвечу по порядку. Что качается медосмотров, для них можно дополнительные графы вводить чтобы в месянос документе делать ежедневные отметки. По-поводу горючего. Давно в далеком 2008 году, Минтранс еще выпускал нормы расхода топлива. Они неплохо работали, но когда компания закупла новую иномарку, для нас было головной болью определить для нее норму расхода. Но речь не об этом. Что было в тех нормах: 1 Норма расхода топлива летом для города / трассы 2. Норма расхода зимой (по моему с ноября вводились по начало апреля действовали) тоже город/ трасса 3. Нормы на обогрев салона зимой литров в час. Никто не мешает компаниям сейчас схожжим обрагом регламентировать расход топлива, утвердив все приказами. Более того никто не будет досконально выяснять как вы эти нормы получили. Одно время я проявлял рвение и пытался заставить нач. транспортного цеха замерить фактический расход топлива. То есть заливается сколько то топлива в бак и после того, как авто проедет сколько-то оно сливается - разницца +/- и еть расход. На меня смотрели как на не очень мудрого человека. Вы конечно може пойти по этому пути, либо руководствоваться по отчественным старым авто нормами минтранса. Либо использовать метод аналогий и брать расход схожих машин, корректируя его коэффициентами. Либо брать из технической документации транспортной единицы. Суть в том, что компании никто не запрещает установить нормы расхода, в том числе и для нетипичных ситуаций, любым доступным ей способом, главное утвердить ихп приказом и неукоснительно им следовать. Их может быть любое количество на все случаи жизни для любой техники.
у нас сельхоз предприятие в основном трактора. машин В класс(легковые) 5шт.возят сами себя агроном директор,гл.инженер,завхоз зачем им на каждый день путевка?
Как вариант оформите продажу вам ГСМ, потом спишите через себя (есть подозрения, что эта деятельность под акцизи подпадает). Либо как безвозмездную передачу (опять реализация получается) и вы отчитываетесь за переданный бензин. Я думаю главбухи лучше детали процедуры и налоговые последствия опишут. Вопрос не совсем по путевым.
Дело в том, что Минтранс снова готовит изменения в свой приказ по путевым. Пока это только проект, и там формулировка как раз таки по периодичности выписки путевых такая интересная.
"В пункте 10 слова "на один день или срок, не превышающий одного месяца" заменить словами "до начала выполнения рейса, если длительность рейса водителя транспортного средства превышает продолжительность смены (рабочего дня), или до начала первого рейса, если в течение смены (рабочего дня) водитель транспортного средства совершает один или несколько рейсов".
Получается, что скоро все равно на ежедневные перейдем снова
Проект Приказа Министерства транспорта РФ "О внесении изменений в обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов, утвержденные приказом Министерства транспорта Российской Федерации от 18 сентября 2008 г. № 152" (подготовлен Минтрансом России 30.03.2018)
1. 7 - колонок с мед осмотром(до/после)
2. 7 - с тех осмотром (до/после)
3. Время действия путевого листа
4. Реквизиты, информация по ТС, водителю и т.п.
5. Поле с фактическим выездом/выездом, мы в нашем случае можем указать (время открытия по факту путевого листа и закрытия?) (не совсем корректный вопрос но тем не менее)
6. Маршрут движения будет прикрепляться отдельным документом
Главное, чтобы в путевом был необходимый минимум обязательных реквизитов, который в приказе поименован.
Проблема не только в том, чтобы иметь возможность спичывать ГСМ в расходы. Хотя и тут проблем масса. Начнем с того, если будут приняты к расходу ГСМ без путевых, то доначилсят налог на прибыль с пенями, если по этом топливу НДС принят к возмещению, то вероятно его заставят восстановить со всеми вытекающими. Опять же штрафы наложат за неуплату - 20% от недоплаченной суммы. Но есть еще другие штрафы по КоАП, о них очень хорошо написано здесь
Так инспектор ГИБДД каждый раз будет штрафовать на 500 руб за езду без путевого, за отсутствие медосмотров штраф по ст. 12.31.1 КоАП РФ - 30000 руб. для организации или ИП (они в этих целях приравнены к компаниям) и 5000 руб с должностного листа.
А вот теперь представьте, что штрафовать можно за отсуствие каждого путевого, прибросьте суммы. Оно того стоит? Лучше немного понапрягаться и путевые повыписывать.
Приказ Минтранса от 21.12.2018 № 467 внес изменения в правила оформления путевых листов. Данные правила начинают действовать с 01 марта 2019 года. Так вот, срок путевого листа равный одному месяцу был в старой редакции Приказа Минтранса от 18.09.2008 № 152. В новой редакции пункт 10 звучит по-другому: «Путевой лист оформляется до начала выполнения рейса, если длительность рейса водителя транспортного средства превышает продолжительность смены (рабочего дня), или до начала первого рейса, если в течение смены (рабочего дня) водитель транспортного средства совершает один или несколько рейсов.»
То есть необходимо делать путевой лист на один день, за который можно совершить несколько рейсов. Или же выписывать путевой лист на длительный срок – срок рейса. А вот выписать путевой лист на месяц, в котором будет совершено несколько рейсов уже нельзя.
Для утверждения самостоятельно разработанной формы путевого листа необходимо издать приказ руководителя.
1) Можно ли выписывать путевой лист на него по форме 3 на месяц? (т.к. никто не знает куда он ездит, чтобы каждый день проставлять маршрут в путевом)
2) Обязательно ли наличие печати и подписи медосмотра и технически исправного авто?
Еще пару месяцев назад, я бы однозначно ответил, что предрейсовый осмотр обязателен.
Однако сейчас я вижу 2 лагеря специалистов:
• Предрейсовый осмотр нужен и в этом случае;
• Предрейсовый осмотр не нужен.
Причина тому Письмо Минтранса России от 28.09.2018 N 03-01/21740-ИС "О путевых листах", там есть вот какая часть:
«Согласно пункту 3 статьи 23 Федерального закона N 196-ФЗ обязательные предрейсовые медицинские осмотры проводятся в течение всего времени работы лица в качестве водителя транспортного средства, за исключением водителей, управляющих транспортными средствами, выезжающими по вызову экстренных оперативных служб.»
Так вот, я задумался, можно ли считать разъезды директора пусть и в интересах компании в качестве работы его водителем? Одни считают да, другие нет. Я все-таки все равно склоняюсь к тому, что медосмотр очень желателен, поскольку формально, несмотря на отсутствие совмещения, разъезжая на машине в целях компании директор выполняет функции водителя. Но повод для размышлений здесь есть, вы правы.
Техосмотр однозначно нужен, по поводу него никаких ограничений не установлено, его надо проходить.
С марта 2019 после внесения изменений в приказ № 152 Минтранса, путевые (кроме командировок) нужно выписывать каждый день.
Понимаю ваши сложности поскольку заставить барина или князя руководителя заполнять документацию бывает крайне затруднительно.
Здравствуйте! Помогите, пожалуйста! Предприяте занимается сельским хозяйством, нужно составить путевые за год, но никакой информации нет, кроме той, сколько гсм и когда заливалось в каждую технику. Проблема в том, что я сама, мягко говоря, мало представляю процесс обработки полей, посева и сбора урожая. Какой расход написать для комбайнов, тракторов, как его рассчитать? Это нужно для списания ГСМ в затраты.
Екатринка кат - без паники! Сейчас все сделаем (Вашими руками ):
1. Определяем ному расхода для техники, работа в поле - однозначно мото-часы и км (проезд от гаража до поля - нулевой пробег так называемый).
По мото-часам:
1. Берем определенную модель техники – суммируем сколько в нее залили бензина (это думаю определить можно) за год. Далее:
Объем заправленных литров/ (количество месяцев х среднее количество смен в месяце) = средний расход в смену
2. Каким-то хитрым образом, вычисляем удельный вес в смене работы в поле и передвижения, то есть делим время и объем бензина на расход по мото часам и по километрам. Варианты:
• Спросить у механика (даже если первый раз пошлет матом, можно деликатно поинтересоваться второй, третий, четвертый …….. раз, до получения внятного ответа, чтобы отвязались).
• Съездить в поле на каждом виде техники сделать замер (если много видов разной техники – не вариант – будет месяца 2 только ездить).
• Использовать метод логических построений и трех «П» (ПОЛ – ПАЛЕЦ-ПОТОЛОК).
Доустим6 смена 11 часов, решили, что 40% наматываем километраж (или исходим из того, что километры мотаем полную смену, такое тоже может быть), 60% времени работают механизмы и тратим топливо на мото-часы. Средний расход в смену получился 96 литров.
Тогда на мото часы расходуем: 96 х 0,6 = 58 литров за 11,5 х 0,6 = 7 часов, тогда норма будет: 58/7 = 8,3 литра в час.
По километражу:
1. Определяем общий пробег за год по аналогии с мото-часами.
2. Объем заправленных литров/ (количество месяцев х среднее количество смен в месяце) = средний расход в смену и Объем пройденных километров/ (количество месяцев х среднее количество смен в месяце)
3. Средний расход в смену – Расход в смену на мото часы (58 литров из предыдущего решения), тогда получаем 38 литров в мену на километраж.
4. Например: 38 литров средний расход, 100 км средний пробег в смену, тогда получим 38 литров на 100 км.
Издаем приказ задним числом с нормами.
Далее берете и в каждом путевом листе заполняете реквизиты – пишет километраж примерно среднесменный +/- 10-18 км и мото часы для расхода топлива.
Ну и все в таком духе до полного списания залитого за год объема топлива.
Ставите левые печати медосмотров и техосмотров, собираете подписи водителей, механиков, медиков. Все задним числом.
Успехов.
На следующий год проводите нормальны замеры расхода топлива и издаете новый приказ об утверждении норм и уже начинаете делать вес как положено.
Екатеринка, если вы не разбираетесь в процессе обработки полей, то думаете другие бухгалтеры разбираются? Поговорите с машинистами этих самых комбайнов и тракторов. Они вам расскажут в какие месяцы какие работы обычно выполняются, в каком режиме происходит работа, сколько примерно топлива им на это требуется.
Никто, кроме непосредственных работников вам не сможет лучше помочь. Хотя, я иногда ищу старые нормативные документы, где есть подробные описания и технологические карты с расходами материалов до четвертой точки после запятой.
У меня еще такой вопрос. Можно ли путевой лист полностью заполнять на компьютере? Дату и данные водителя и а/м понятно, что можно. А вот маршрут, остаток топлива на конец дня, расход топлива, километраж. А подписи уже настоящие будут.
Ни один законодательный акт не предписываетс делать этого только вручную.
Кроме того, как это ни странно, согласно Инструкции Минфина СССР N 156, Госбанка СССР N 30, ЦСУ СССР N 354/7, Минавтотранса РСФСР N 10/998 от 30.11.1983 путвеой лист - формально до сих пор бланк строгой отчетности, но я не могу достоверно сказать применяестя ли еще этот документ, официально он не отменен))))
В то же время, соглано ст. 3 Приказ Минтранса России от 18.09.2008 N 152, к обязательным реквизитам путевого листа относятся:
1) наименование и номер путевого листа;
2) сведения о сроке действия путевого листа;
3) сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;
4) сведения о транспортном средстве;
5) сведения о водителе.
Про маршрут тут ни-ни. По моему мнению все указанные реквизиты (кроме пробега по окончании смены) могут быть заполнены на компьютере.
Проблема видится в медомсотре и техосмотре, который проставляется до и после выезда, эти отметк в любом случае должны содержать время проведения и подпись медработника и механика сделанные от руки. Кроме того сотруднику должен быть выдан путевой лист уже с указнными отметками до выезда
Кроме того маршрут с километражом, которые вроде бы не обязательным, но необязательным для транспортной инспеккции. А вот для ИФНС он обосновывает производственный характер расходов. И заполнить его заранее можно только в случае если автомобильы выполняет одни и те же рейсы с идентичной очередностью их проведения. Если же есть отклонения или маршруты каждый день разные сделать это будет проблематично. Поэтому часть в маршрутами ,как мне кажется целесообразно заполнять от руки.
Вы можете на компьютере оформить ФИО, дату модель авто, его номер и начальные показания спидометра, расшифровки подписей. А вот маршрут, конечные показания спидометра лучше оформить от руки, как и отметки медика и техника.
Хотя, повторюсь, формального зарпрета на оформление на компьютере ни в одном законодательном акте нет. Но полностью машинный лист возможно вызовет вопросы проверяющих, хотя и не обязательно.
Еще такой вопрос по учету ГСМ на сельхозтехнике. Учетный лист-тракториста-машиниста (форма 411-АПК), где прописывать расход ГСМ на моточасы и где на километры? И обязательно ли заполнять все графы или можно замолнить Шапку, число, №поля, название культуры, отработано Часов (здесь же имеется ввиду обычные часы?)и расход горючего? В графе расход горючего по норме на единицу работы имеется ввиду за час, моточас, км или...?
Заранее спасибо за помощь
Неудачную вы форму выбрали)) Там норма расхода предполагается на гектар обработанной площади))))
Именно в этой форме нет типовой графы под мото-часы, но вы можете их в колонку отработано часов вписать или поставить в колонке ед. изм "Часы" и проставить их в колнке Фактически выполнено/в натуре)))
Можно не заполнять все графы обязательные реквизиты я вам привел выше, все остальное на усмотрение компании, главное чтобы был понятен производственный характер использования техники.
Можно вообще свою форму типового сделать основываясть на этом или другом типовом бланке, ошибки тут не будет.
я правильно поняла, в итоге конечный расход топлива мы ставим общий, а не расписываем сколько потрачено на моточасы и сколько на км? И на многой сельхозтехнике нет приборов для учета моточасов и киломметража, они там вообще не предусмотрены, как тогда быть в этой ситуации?
Это старые модели скорее всего. Можете разработать норму на гектар работ допустим, это не запрещено. Либо фиксировать мото- часы по обычным часам начал работать - начало, окончил - конец времени работы. Мото часы разница между временем начала и окончания работ. В общем выкручиваться Вам придестя))).
т.е. здесь мы приравниваем обычные часы к моточасам? И вписываем сколько часов отработала техника в часах, и норму расхода устанавливаем тоже на час?
Екатеринка кат да, можно так. У меня была пара древних тракторов с навесным оборудованием без счетчиков. Списывали по этой схеме, проверящие не придирались.
Сергей добрый день, всё перечитала и всё равно есть вопросы. Помогите разобраться пожалуйста . самосвалы отправляю работать на месторождения перевозить грунт работа по факту в 2 смены каждый день , но возможности возвращаться с месторождения каждый день нет возсможности(БОЛЬШИЕ расстояния), могу ли я сделать ПЛ на неделю или более с учетом изменений по приказу минтранса 467 от 21.12.2018 ч 3 п 10. Голову уже сломала как сделать ПЛ нам
Акак сменные водители у вас меняются? Где? Каким образом новый водитель медосмотр проходит?
работают один днем , один ночью,
вот в этом вопрос. ... мне подсказали в тд прописать разъезной сменный характер работы и что я смогу сделать путевой лист на несколько дней(на каждого водителя) получается медоосмотр 1 раз перед отправкой
живут они в городке на месторождении
Marino медосмотр делается на водителя из 2, значит осмотр и перед отправкой и при возвращении. На месте, где живут нельзя им организовать медика, чтобы медосмотры ставил? Мне просто тольок в них видится проблема, так как водителяи меняются.
Можно допустим путевой на неделю, но с графами для медосмотров дополнительными на ежесменной основе. Для техосмотров ввиду того, что в гараж не возвращается, можно 1 раз, как для длительного рейса.
Рзъездной характер работы при этом - да, вариант.
Медика организовать нет возможности. Получается нужно разработать и утвердить свою форму путевого листа т.к. вносить в утвержденную форму 4- с это тоже самое и получается новая форма ,а ее обязательно приказом утв?... как то так.. В нашей работе получится 1 ПЛ на неделю ,7 раб. дней (но из них рабочих получается только 5 наверное или 6 , при разъездном режиме, так же выдерживается 40 часов наверное?), в этом путевом листе маршрут-задание , а в нем на каждое плечо сколько сделано ходок и какой объем вывезен грунта и возврат на парковку) при этом даты проставлять надо на те рабочие дни когда производилась перевозка грунта и на эти дни медоосмотр. Правильно я представляю форму ПЛ? Какие риски привлечь внимание налоговой со своей формой ПЛ? или все таки оставить 4- с но штампики проставить на обороте где последовательность выполнения рейса по раб дням и дату изменить. как вариант. Просто хочется сделать правильно ,чтобы потом проблем не возникло
Marino с налоговой у Вас проблемы вряд ли будут, из моей (давней правда) практики претензий больше всего у транспортной инспекции. Налоговики к форме путевых относительно лояльны, как правило, если документы на покупку горючки в порядке и путевые, пусть с огрехами, но позволяют оценить производственный характер затрат.
Самый слабый момент в Вашем случае - медосмотры. Но если никто не накапает по доброте душевной, думаю, даже с Вашим варинатом риски хотя и есть, но не высокие. В целом, Вы все верно описали. Если будете вносить изменения- приказ нужен будет, да.
Здравствуйте. Подскажите, если на всех автомобилях установлен ГЛОНАСС и есть приказ, что учет пройденного км ведется по данным ГЛОНАСС. Какие данные писать в путевом листе в показаниях спидометра, если пройденный км по спидометру и ГЛОНАСС разный?
Если на лицевой стороне путевого листа писать данные спидометра, а на оборотной(где маршрут) данные ГЛОНАСС (и принимать к расчету ГСМ именно данные с оборотной стороны), будет ли это правильно?
Обязательными реквизитами путевого листа выступают (п.1 Приказа Минтранса России от 11.09.2020 N 368
):
1) наименование и номер путевого листа;
2) сведения о сроке действия путевого листа;
3) сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;
4) сведения о транспортном средстве;
5) сведения о водителе;
6) сведения о перевозке.
Сведения о транспорте в том числе включают:
"3) показания одометра (полные километры пробега) при выезде транспортного средства с парковки (парковочного места), предназначенной для стоянки данного транспортного средства по возвращении из рейса и окончании смены (рабочего дня) водителя транспортного средства (далее - парковка), а также при заезде транспортного средства на парковку по окончании смены (рабочего дня);"
Иными словами, не указывать, показания спидометра на начало и конец дня вы не можете, их нужно вписывать.
Что касается порядка списания ГСМ и расчетов, порядок оформления путевых листво никак их не регулирует. Поэтому считаю, что нарушений в том, что на оборотнйо стороне листа будет расписан маршрут с учетмо показаний ГЛОНАСС нет. Более того, подобный подход, в Вашем случае представляестя мне наиболее корректным. По итоагм месяца, можно дополнительно приложить к путевым листам распечатанный отчет системы ГЛОНАСС (см. например Письмо УФНС России по г. Москве от 30.06.2010 N 16-15/068679@). Для налоговой инспекции считаю такой вариант вполне приемлем.
Мы же с Вами прекрасно понимает, что одметр дает сущесвтенную погрешность, а спутниковая навиагация, даже при имеющихся и у нее погрешностях дает более точный результат.