Изменение графика отпусков по инициативе работодателя

От форс-мажора не застрахован никто, в том числе и руководители предприятий. И, конечно, может случится так, что запланированный несколько месяцев назад отпуск сотрудника, или даче нескольких сотрудников требуется перенести на другой период.
Надо отметить, что перенос отпуска по производственной необходимости — явление далеко не редкое в организациях.

Ведь графики отпусков составляются на год вперед – если быть точным, то не позднее, чем за две недели до начала нового календарного года, а заранее невозможно предусмотреть подписание контрактов или болезнь (увольнение) кого-то из сотрудников. Нередко возникают чрезвычайные обстоятельства, например выиграли тендер или не уложились в сроки заказа, и тогда возникает необходимость внести изменения в график отпусков по инициативе работодателя.
Согласно Трудовому Кодексу российской Федерации, перенос отпуска по инициативе работника или работодателя, его продление или деление может осуществляться по статьям 124 и 125 данного законодательства, но исключительно с согласия работника и при наличии официальных документов.
Какие это документы:
- письмо-предложение к сотруднику о переносе отпуска;
- приказ по учреждению о внесении изменений в составленный ранее график отпусков;
- заявление сотрудника.
В каждом индивидуальном случае могут потребоваться дополнительные справки и документы.

В этой же статье Трудового Кодекса России перечислены основные и частые причины, которые могут стать основанием для корректировки графика отпусков.

Рассмотрим причины, по которым может понадобиться перенос законного и запланированного отпуска по инициативе работодателя.

Если сотрудник находится во время официального отпуска при выполнении государственных обязанностей, которое предполагает официальное освобождение от работы.
Производственная командировка: работодателю необходимо срочно направить сотрудника в деловую поездку, в которой никто другой в силу компетентности или полномочий его заменить не может.
Если возникает необходимость в присутствии именно этого сотрудника на рабочем месте в силу особенностей деятельности организации, налоговой или аудиторской проверки и других особенных обстоятельств.
Работника могут отозвать из отпуска, если его отсутствие нанесет вред предприятию или организации, но только с его согласия.

Чаще всего, в таких случаях работодатель и сотрудник договариваются между собой, сотрудник пишет заявление от своего имени, что сам хочет перенести отпуск на другое время, а начальство его подписывает. И фактически, происходит изменение графика отпусков по инициативе работника. Тогда перенос сроков происходит без особенных проблем. Но оформить официальный приказ все равно необходимо на случай проверки.

Но, перенос ежегодного очередного отпуска невозможен, если:
- работник относится к одной из категорий сотрудников, которые имеют право на отпуска вне очереди и могут сами выбирать дату его начала: беременные и кормящие женщины, матери, воспитывающие детей в возрасте до 3 лет, мужья, жены которых находятся в положении или в декрете, инвалиды различных степеней, ветераны и т.д.;
- если сотрудник не достиг совершеннолетия, то есть, 18 лет;
- если трудовая деятельность связана с пребыванием в опасных для жизни и вредных условиях.

Теперь рассмотрим, как можно оформить перенос отпуска в связи с производственной необходимостью.
Первым делом издается соответствующий приказ по предприятию. Он нужен для того, чтобы в график отпусков были официально внесены соответствующие изменения.

Приказ пишется от имени директора. В нем четко должны быть указаны причины, по которым возникла необходимость в переносе отпуска, должны быть отданы указания работникам отдела кадра о внесении изменений в график отпусков организации и другую сопутствующую документацию. Сроки, на которые откладывается отпуск, могут и не указываться.
В обязательном порядке с приказом должен быть ознакомлен сотрудник (что также указывается в приказе и заверяется подписью работника) и другие лица, имеющие непосредственное отношение к изменению графика – например, сотрудники отдела кадров.
Затем необходимо составить уведомление сотрудника о переносе его отпуска. Этот документ составляется в произвольной форме, так как В Трудовом Кодексе РФ не указаны четко требования к оформлению любого из документов, связанных с переносом или продлением отпуска. На уведомлении должна стоять подпись сотрудника, указывающая на то, что он не просто ознакомлен со временем нового отпускного периода, а согласен с ним. Однако безопаснее все же получить согласие работника на перенос отпуска до того, как издавать приказ о переносе отпуска. Это позволит в том числе избежать недоразумений, связанных с тем, что работник изменил свое решение о переносе после того, как были оформлены соответствующие кадровые документы, связанные с переносом отпуска.
Требуется ли от сотрудника заявление на изменение отпуска в графике отпусков? Нет. Если отпуск переносится по инициативе работодателя, то достаточно согласия работника на такой перенос. Заявления от него не требуется.
Следует помнить, что нельзя переносить отпуск сроком более чем на один год – сотрудник должен использовать все положенные ему дни в течение 12 месяцев со дня переноса или прекращения отпуска.